En este artículo me permito porponer algunas recomendaciones,  a la hora de realizar el monitoreo y reporte de proyectos, recopiladas a partir de la experiencia propia, buenas prácticas y recomendaciones de los gurús en esta materia.

Frecuencia: Desarrollar un reporte semanal del estado de los proyecto que permita analizar su avance y establecer las brechas entre lo planificado y lo real, en los diferentes ámbitos, tiempos, recursos y producto/entregables.  El estado e avance debe presentar las predicciones de avance, sea conservador en esas predicciones, existen una tendencia de los informáticos a ser más optimista de lo razonable, y muchas veces ni siquiera incorporar la historia organizacional (¿cómo se han comportado los proyectos pasados?).

Tareas: mostrar el estado de las tareas y actividades definidas en el proyecto, es fundamental mostrar a los stakeholders de los proyectos y en particular al sponsor las actividades finalizadas y aquellas en curso.  Debe entregar toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones.

Hitos: Su proyecto debe incorporar hitos, esto es, etapas del proyecto en el que existen entregas de productos sean estos intermedios y/o finales. En sus reportes debe entregar el estado de avance de cada uno de los productos comprometidos, muestre su avance real y su brecha respecto del esperado a la fecha del reporte.  Muestre a su equipo de trabajo los productos terminados, esto permite mejorar las relaciones al interior del equipo.

Pida ayuda: El reporte de proyecto es una instancia para solicitar ayuda del resto de los stakeholders, plantee sus problemas y posible soluciones y/o decisiones necesarias para destrabar situaciones.  Si necesita más recursos solicítelos, la instancia de reportes es la adecuada para ello.

Una versión de la verdad: su modelo de reportes debe contener una sola versión de la “verdad” del estado del proyecto.  Sea lo más certero en su reporte, una de las cosas que más confusiones genera al momento de entender el estado real de un proyecto, son las diferentes versiones de su desempeño.

Herramienta: Utilice para dar cuenta del proyecto una herramienta simple, dependiendo del tamaño de su organización y del proyecto esta puede ser desde una lámina de presentación (tipo power point u openoffice) o templates predefinidos (Method 123) hasta tableros de control de herramientas en la web (Base Camp, Project Manager, Easy Project, Planzone, Daptiv- ex eProject, y otros) o productos comerciales (Primavera recientemente adquirido por Oracle, Clarity de CA, MS Project  u otra) o bien productos Open Source como es el caso del dotProject

El tablero de control debe entregar información precisa y acotada del estado del proyecto, en ella se debe incluir al menos:

• Carta Gantt del proyecto (real versus esperado), en el reporte se muestra carta gantt de alto nivel
• Actividades/Hitos  finalizados
• Actividades a desarrollar hasta próximo reporte
• definiciones críticas que deben ser adoptadas por el equipo directivo del proyecto (Sponsor, PM)
• Riesgo existentes y medidas de mitigación