Un área que genera mucha preocupación en los países de la región, en el ámbito de la Modernización del Estado es, una adecuada gestión de los recursos financieros que este maneja. 

Es por ello que una de las áreas en los cuales los países que han gastado importantes sumas de dinero es precisamente la administración financiera de los recursos públicos, para ello han  establecido ambiciosos proyectos de implementación de SIAF´s (Sistemas Integrados de Administración Financiera).

La adecuada gestión financiera tiene beneficios obvios, no solo desde una mayor eficiencia de la gestión gubernamental, sino que también en los beneficios monetarios que significan una mejor administración de los flujos y caja del estado, piensen por un  momento cómo le puede cambiar la cara al Estado con los siguientes elementos:

• Produciendo estado financieros en línea y en un tiempo razonable y acotado mucho más acotado de lo que hoy día realmente realiza.
• Consolidación de flujos de caja en forma diaria.
• Trazabilidad de los gastos a nivel de transacciones unitarias.
• Planificación presupuestal en línea

Sólo por mencionar algunos de estos puntos.

Esto ha llevado tanto las Administraciones Centrales, como los organismos multilaterales, fundamentalmente BID y Banco Mundial, hayan destinado importantes recursos financieros y humanos para abordarlos bajo un enfoque de proyectos sistematizados y de largo aliento.

Un proyecto SIAF, al menos en su componente tecnológica es un proyecto de gran envergadura y que los países deben estimar rangos de dinero que van entre US$ 8 Y US$ 20 millones de dólares dependiendo de la complejidad del estado y de la cobertura  funcional que se le quiera dar al sistema.  Desde un punto de vista del tiempo se debe considerar que toma entre 24 y 36 meses su etapa de desarrollo, para efectos del proyecto completo además se debe incluir el tiempo necesario para la puesta en marcha (adopción y capacitación de usuarios).

La pregunta que muchas administraciones se hacen es que camino tomar ¿desarrollo a la medida o implementaciones de ERP?

En el taller regional sobre Sistemas de Administración Financiera, desarrollado por el BID en Washington durante el mes de noviembre se abordaron múltiples temáticas sobre la implementación de estos sistemas, todos los asistentes coincidieron que se trató de una muy buena iniciativa para compartir experiencias y diferentes enfoques de estos proyectos en la región, se sumaron en la muestra algunos proyectos considerados como emblemáticos a nivel mundial en esta materia, me refiero a Francia con su proyecto Chorus de 1.500 millones de dólares, considerado por muchos como el ejemplo de proyectos de implementación de ERP en el sector público y Corea que siempre es considerado una práctica a analizar en materias de modernización del estado y que adoptó el modelo de desarrollo a la medida.

Para el referido congreso se me  solicitó intentar responder a la pregunta anteriormente planteada ¿ERP o Desarrollo a la medida?, para lo cual presenté un disscussion paper sobre el tema, el abstract del paper dice:

En el presente documento se presenta un modelo de análisis de costo de las alternativas de implementación de un sistema integrado de administración financiera – SIAF, para los escenarios de desarrollo a la medida o bien la adaptación de programas productos (off-the shelf).  El análisis se centra en la relación costo-beneficio de esas alternativas de implementación.  Para ello se evalúa el proyecto en términos globales, analizando luego las componentes  y estructura de costo de cada modalidad.  Se plantea una función de costos global  tomando ambos escenarios, con la idea que las autoridades de cada país puedan parametrizar su función de costos y puedan contar con mayores antecedentes a la hora de tomar la decisión.  Se cierra el análisis con una pequeña evaluación de los procesos de desarrollo e implementación de plataformas SIAF en Chile, Nicaragua y Perú, los cuales si bien entregan antecedentes de las estimaciones globales de sus proyectos SIAF no realizaron un análisis costos-beneficio en profundidad entre los escenarios de desarrollo a la medida y uso de programas producto.  Como conclusión del análisis se plantean algunas lecciones aprendidas en base a los antecedentes existentes y algunos supuestos planteados a partir del ciclo de vida del software.

Les adjunto en documento  en el cual analizo información biográfica, referencias y antecedentes de otros proyectos que permiten al menos tener elementos más sistemáticos para tomar una u otra decisión, junto con la presentación realizada a los asistentes del seminario.  Si les interesa el resto de las presentaciones del congreso las pueden revisar aquí

Paper presentado: Analisis_Costo-Beneficio_SIAFs_IDBDOCS-_36621937_.PDF

1. permitir acceso a los servicios on-linee
2. conectividad con socios/actores externos
3. robustecer plataforma para la introducción de nuevos servicios
4. mejorar el estado del arte del eGov

Desempeño

1. menores costos de manutención y operación
2. mejoramiento en los servicios ofrecidos
3. necesidad de mejor información para toma de decisiones
4. aumentar el rango de servicios
5. mejoramiento de las condiciones de trabajo de los servidores públicos

Tecnológicas

1. búsqueda de integración de los sistemas
2. obsolescencia
3. flexibilidad
4. complejidad de los sistemas legacy

Operacionales

1. facilitar acceso a los datos
2. modernización
3. herramientas de gestión centralizadas
4. posibilidad de analizar diversos escenarios
5. mejorar la colaboración interna y externa
6. descentralización

En general los proyectos de desarrollo de sistemas de gestión financiera en la región no han tomado la ruta de adoptar sistema del tipo ERP y adaptarlos, el argumento más frecuente es que estos sistemas no cumplen con los requerimientos funcionales.  Lo que se ve en muchos países de la región son grandes desarrollos que cuentan con varias decenas de técnicos (informáticos y funcionales), equipamiento y licenciamiento, lo cual suma en muchos cifras que van entre los 30 y 60 millones de dólares, dependiendo de la antigüedad del proyecto.  Estos modelos de desarrollo presentan algunos desafíos de sustentabilidad en el largo plazo:

• Tener un mapa de evolución de la plataforma definido (roadmap) que le de un marco claro de actualización
• Contar con recursos permanentes que permitan mantener el sistema (10%-15% del costo del desarrollo anualmente) actualizado incorporando los cambios normativos y de negocio que se produzcan
• Modelo de cobertura (instituciones que utilizan el sistema) y profundidad de su uso (profundidad del ciclo financiero)
• Establecer un modelo de soporte con sus diferentes canales (call center, web, presencial)  y adopción de usuarios, lo cual implica procesos permanentes de capacitación y difusión.

De todas formas me surge la pregunta: ¿qué será más eficiente desarrollar algo a medida o bien mover el estado más cerca de las prácticas definidas en los grandes ERP's? en muchos casos los dado ya están tirado pero creo relevante se miren con detalle los desafíos de sustentabilidad.

Imagen de: http://www.spsintellect.com/

• Software:                  USD 176.596
• Servicios:                  USD 126.922
• Mantención (3 años): USD   81.676

En el estudio se analizaron empresas con un promedio de 38 usuarios, lo que da un costo por usuario de USD $10.113, lo que llevado a valores anuales de USD $ 3.371.

Los productos evaluados en la muestra fueron: Sage, MS Dynamics, Epicor, Oracle, Infor y QAD, en la encuesta algunas emopresas también mencionaron a SAP pero era poco representativo como ERP de Pymes.

Los beneficios cuantificados que mostró el estudio asociado a este tipo de soluciones se concentran fundamentalmente en:

• mejor gestión de inventarios (reducción de niveles y mayor precisión)
• entrega de productos/servicios (cumplimiento de calendarios, % de ordenes completadas)
• cierres financieros (cantidad para cierre contable)
• reducción de costos (administrativos y operacionales de producción)

La penetración que este tipo de herramientas tiene en nuestro mercado es muy bajo y seguimos en el modelo de los desarrollos a la medida o bien usando herramientas tecnológicas poco estructuradas para gestionar las empresas, ahora que vamos a tener periodos complejos, creo que es el momento de direccionar las inversiones en TI a aquellas que aportan mayor valor, los ERP’s han demostrado ser una herramienta clave al momento de estandarizar los procesos y contar con herramientas de gestión más acorde con los tiempos.