Recordando algunas cifras menos del 20% son exitosos y en el caso del desarrollo de software estas cifras son aún peores.
Producto de lo anterior muchas organizaciones han buscado mejorar sus prácticas, para lo cual han desarrollado metodologías y procesos más rigurosos y finalmente establecer una institucionalidad que permita abordar de mejor forma los proyectos de la organización.
Hoy en día hay preguntas que resultan claves que una organización pueda responder:
- ¿Que tan alineados están mis proyectos con los objetivos estratégicos del negocio?
- ¿Tengo un entendimiento adecuado del valor ganado de los proyectos de mi organización?
- ¿Cuáles son los riesgos claves de mis proyectos?
- ¿Cómo interactúan (se complementan) los proyectos en mi organización?
- ¿Cómo mi organización prioriza los proyectos?
- ¿ Cuál es el nivel y capacidad de absorción de mi organización al cambio?
- ¿Cuáles y porqué son los proyectos con bajo desempeño en mi organización?
Una definición que me atrevo a proponer de oficina de proyectos es:
Marco institucional en el que se establecen las prácticas, herramientas y mecanismos de control unificados que le permiten a la organización gestionar sus proyectos en las distintas etapas en las que estos se encuentran.
A continuación me gustaría comentar una estrategia de implementación para establecer una oficina de proyectos al interior de la organización.
En primer lugar debemos definir el tipo de PMO que queremos desarrollar. La oficina de proyectos como una organización con un rol consultivo, rol de gestión de conocimientos o bien de definición y gestión de estándares. Las principales actividades que se desarrollan en cada rol son las siguientes:
Consultivo
- Mentoring Gerentes de proyecto
- Consultoría a proyectos en problemas
- Asistencia en la puesta en marcha de "best practices"
- Difundir las lecciones aprendidas
- Auditorías de proyectos
- Apoyo a las unidades de negocios en el diseño de proyectos, selección de proveedores y en el proceso de desarrollo de los proyectos
Gestión del Conocimiento
- Recopilar el conocimiento organizacional y estructurar el aprendizaje
- Identificar y documentar las "best practices" de la organización
- Generar y proveer acceso a repositorios de conocimiento
- Generar material de entrenamiento
- Capacitar a los gerentes de proyecto
- Desarrollar repositorio documental (libros, papers, journals, conferencias y otros)
Gestión de Estándares
- Definir los estándares del proceso de proyectos
- Crear las herramientas (artefactos) para utilizar en las diferentes disciplinas de los proyectos: estimación, diseño, seguimiento y control
- Definición y puesta en marcha de los tableros de mando de los proyectos
El proceso de puesta en marcha de una oficina de proyectos debe además debe además definir el modelo de la misma, es decir
- Fuerte: En este modelo la organización PMO opera como una organización central de administración de los proyectos. Este tipo de modelos maneja la cartera de proyectos (portfolio) a su interior y los gerentes de proyectos dependen del administrador de la oficina.
- Consultivo/Staff: En este modelo la oficina de proyectos entrega capacitación, acompañamiento, coaching y mentoring a los gerentes de proyecto de las diferentes unidades de negocio de la organización. La ventaja de este modelo es que es menos invasivo a la organización.
- Mixto: En el cual la PMO toma control de algunos proyectos (más críticos, en problemas, u otro criterio) y otros quedan en las unidades de negocio utilizando un modelo más consultivo
En resumen una buena forma de mejorar el gobierno corporativo de las TIC en cualquier organización es establecer una oficina de proyectos con la modalidad que más se adecua a la cultura organizacional particular.
La consultora KPMG a través de su encuesta global de gestión de proyectos concluye que una de las buenas prácticas pasan por contar con una oficina de proyectos PMO de buen nivel. Dicha encuesta concluye los siguientes elementos como prácticas esenciales para una gestión de proyectos de clase mundial.
- Tienen una PMO que gestiona los proyectos de la organización y que está en un buen nivel dentro de la organización
- Reportan al directorio regularmente el estado de los proyectos relevantes
- Cuentan con gerentes de proyectos calificados y con incentivos claros
- Realizan rigurosos análisis de riesgos en la fase inicial de planificación y en muchos casos monitoreo externos
Bibliografía
- Fundamentos de la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBok), 3ra Edición, Project Management Institute
- The Program Management Office, Craig Letavec, Editorial J. Ross Publishing, 2006
- KPMG: Global IT Project Management Survey
Saludos
Osvaldo Viera
Alumno Ingenieria en Informatica y gestion - Universidad Diego Portales
Tan importante como la idea de contar con una PMO en nuestra empresa, tambien lo es la participacion de los involucrados en esta mision. Esta tarea es bastante complicada más aún cuando estamos frente a una organización en el que las fechas de entregas se convierte un dolor de cabeza para todas las areas de produccion.
Trabajo en una fabrica de confecciones para exportacion, nuestra produccion mensual esta cerca de 900,000 prendas de vestir (camisas, blusas, pantalones). Igualmente necesito proponer un plan para implementar una PMO, mi gran dilema es precisamente como comenzar,, uno de los aspectos mas importantes que debe manejar la PMO, para mi caso especifico debe ser la implementacion de un Balance Score Card y no solo un tablero de comandos,, adolecemos de entrega puntual de nuestros pedidos,, en consecuencia siempre estamos negociando penalidades,, asi tambien,, otro de los roles que debe cumplir es el de controlar, seguimiento de cada uno de los pedidos,, un aspecto mas que hasta el momento nos esta complicando la existencia es la LIQUIDACION de nuestras ordenes, es dificil este proceso cuando se desordena la secuencia y prioridades de los procesos,, por cuanto llega un momento que se generan desviaciones que se pierde el seguimiento de cada uno de ellos.
Agradeceria los comentarios de alguien que se encuentre en una situacion similar.
Saludos.
Marco Rios Rios
@Marco, gracias por tu comentario, respecto de la implementación de una PMO te diría que estas son exitosas en empresas/instituciones que están maduras en el diseño y desarrollo de proyectos, que han cometido errores y han tenido éxitos, lo importante que el concepto de proyecto está instalado en la organización con sus complejidades
Por lo que planteas la organización que describes tiene que resolver problemas más básicos aún y te diría que partan por allí, una PMO no va a resolver esos problemas
Saludos